首页  2020  成功案例 > 正文

浙江越秀外国语学院数字化校园

2020-10-153790


浙江越秀外国语学院是经教育部批准设立的全日制普通本科高校。学校坐落于中国首批历史文化名城、鲁迅故里——浙江绍兴,始创于1981年,现设有14个二级学院,41个本科专业,含英语、法语、德语、俄语、西班牙语、意大利语、葡萄牙语、日语、朝鲜语(韩语)、阿拉伯语、印度尼西亚语、泰语、捷克语、土耳其语、波兰语等15个外语语种,在外语人才培养上具有丰富的办学资源和品牌优势。根据《2020中国民办大学和独立学院评价》,越秀再次入围“中国一流民办大学”行列,位列2020中国民办大学综合实力排行榜第14位,并蝉联“文学学科门类”第一。


01
“建以致用 数据说话”实用主义的落地执行

学校于2017年9月正式启动“智慧校园”一期项目,从顶层设计出发,建立智慧校园平台,以现有信息化建设现状为基础,保护和继承相关建设成果的同时,立足为师生打造一网通办服务。摒弃以往“拿来主义”理念,从实际场景出发,将“实用主义”作为信息化建设之路的风向

一是学校重视基础支撑平台和业务构建平台等工具,面向校内各角色梳理并建立各类业务服务。利用成熟的技术实现部署、开发、运维、集成等多纬度模式创新。并通过基础平台的使用及数量积累来进行建设效果的检验,从而取得不俗的实用成果。

基础平台及部分业务使用数据年度汇总表


二是注意项目建设内容有节奏、按计划开展,不贪全求大,结合业务点稳扎稳打完成,让每个关键节点都落到实处。学院信息化通过基础平台建设消除了校内信息孤岛,实现了数据、身份和门户等多方集成,提升了校园服务水平。面向师生用户,又同步建设了办事大厅,方便了师生服务,顺应了时代潮流。

项目建设实施关键节点大事记


02
“业务融合 便捷师生”利他主义的身体力行

经过一体化的融合,越秀的校园事务应用流程在PC端、微门户和APP移动端保持了高度一致。多终端统一并没有推翻之前的数据体系,而是将以前的业务数据进行梳理、整合,形成新的体系,可以更加方便快捷的进行查询,实现学校公共数据的同步

除了前期的数据库清洗、迁移,还要对后续的支撑平台进行建立与维护,身份管理平台实现了全校师生的校内账号密码的统一,教学与管理软件的单点登录,并与多个第三方系统集成,进行统一身份认证、数据推送与抽取,规范了校园事务办理的统一性。

△一站式办事大厅


在信息化的建设中,各业务之间的粘性逐渐显现,不再是以往“割裂”的关系,转变为一个系统可以整合多个业务办理模式。

许多高校都会面临这样的问题,新版一站式服务上线后,部分业务部门依然认为还是老系统办理方便,从而导致新版难以推进,越秀在新OA上线时也同样遇到了这样的问题。各业务部门对新OA不熟悉、不习惯,以致使用量上不去。因此,想要进一步推进OA,首先需要全校从上而下的理念发生改变,并完善相关制度。


为解决这一问题,信息部门在校领导的大力支持下,开启了一场别开生面的培训大会。由苏迪科技派遣专业的技术人员,现场进行“面对面”培训,以办事流程的操作走向为切入点,将新OA的操作逻辑进一步视觉化、形象化。


与此同时,移动端APP与微信门户的上线也极为方便了用户的管理与使用。


更为重要的是,校方正式发布通知,将老OA于2018年元旦之后彻底停用,收文、发文、通知等业务全部使用线上办理与签发。


有这三个方面“推、拉、挤”的工作,何愁新OA系统不升级换代呢?

从人性化管理出发,学校针对原OA系统进行了数据迁移与查询服务,保证了历史数据与业务在一定时间的查询服务。另外,原有OA系统的一些邮件、公告功能也做了分拆,采用新的技术平台予以实现。

OA系统部分流程近三年业务量增长一览表


越秀自2018“作风建设年”专项行动开展以来,就着力营造高效务实的干事氛围;强化“以师生为本”服务理念的工作目标,报销系统也本着精简流程和提升服务的理念在实践中不断地优化、完善。

对于原有的线下报销“要求复杂、流程繁琐、管理僵化”的缺点进行改造,首先从精简报销流程入手,减少教职员工的审批流程,其次规范报销制度,让制度约束报销流程,实现网上报销流程。

线下 vs 线上

1、出差审批流程审批

原流程:

公务(含科研报销)出差时间四天及以上,需要经业务分管校领导审批。


精简后流程:

公务出差时,教职工出差遵循“谁分管、谁审批、谁负责”原则,副处级及以下人员出差由所在二级学院、部、处(室)负责人审批;中层干部正职(含主持工作的副职)出差由分校领导审批。

2、校级经费网上报销

原流程:

校级经费在网上报销时,经办人需到财务处经由指定人审核,在所有流程完成后,经办人需把流程审批单打印后,送至务方可付款给经办人。


精简后流程:

校级经费在网上报销时,经办人需到财务处经由指定人审核,在所有流程完成后,由财务处相关人员进行打印并完成付款。

报销流程在线下搬到线上时,原先还是要跑两次腿(送发票审核、领报销签字),随着浙江省政府“最多跑一次”改革,学校在使用过程中不断完善制度、优化系统,最终实现只需要提交一次发票,其它全部实现线上审批

随着报销流程的不断实践与优化,制度规范也在一次次的流程实践中得到巩固,碎片化服务的串联让报销系统十分便捷,报销范围也从校级扩展到院系、项目级。

△报销系统部分流程近三年业务量增长一览表


03

“持续优化  常态服务”务实主义的势在必行

2020年初,在举国疫情防控形势下,学校信息化建设工作亦未止步,快速开发上线了常态化疫情防控应用,保证校方对所有学生健康情况进行全方位掌握,便于校方做出正确应对方式。


并根据健康填报信息,同步生成返校码,学生返校后,便于老师验证其健康信息。这一信息化工作,在省内兄弟院校中走在前列,得益于其良好的数据与技术基础,更是学校视信息化为常态化运行的重要体现。


△学生进出校园返校检查工作现场


金秋9月,即将迎来新一年的迎新季,学生在收到录取通知书之后,就可以登陆迎新系统,查看迎新相关事宜,可选择通过移动APP完成信息填报、选择宿舍、学费缴费、入学用品预定等多个功能。入校后线下扫码登记,完成整个报到流程。

而这一系统在学校的上线,经历了多次讨论和反复修正,并且每年都会有业务变化,而信息部门从来都是任劳任怨,从高效管理、便捷新生出发组织系统优化、上线保障。

△新生移动端迎新

校方管理者可以按批次或院系在后台实时掌控报道动态、缴费信息等,迎新系统给新生提供便利的同时,也给管理者减轻了负担。


后记

实用主义与校园服务融合

浙江越秀在信息化建设的道路上,打破“经验主义”的束缚,将“实用主义”与校园服务相结合,另辟蹊径,以确定理念作为出发点,把采取行动当作主要手段,把获得实际效果当作最高目的,找到属于自己的建设“方法”。